openCost auf der 112. BiblioCon2024

Die 112. BiblioCon2024, die unter dem Motto „offen.lokal.global.“ steht, findet dieses Jahr von 4. bis 7. Juni 2023 in Hamburg statt. Das Projekt openCost wird sich in diesem Jahr mit zwei Vorträgen und einem Hands-on Lab am Programm der BiblioCon2024 beteiligen.

Das Projekt openCost formt einen konkreten Baustein zur Umsetzung des Konzepts eines umfassenden Informationsbudgets in die Praxis. Das Metadatenschema definiert Kostenarten und ihre Erfassung. Es stellt ein Austauschformat dar, das in die Infrastruktur einer Einrichtung integriert werden kann und zugleich den Datenaustausch zwischen beliebigen Instanzen ermöglicht. openCost erzielt Kostentransparenz als strategischen Beitrag zur kollektiven Open Science-Bewegung: Jeder Kostentyp einer wissenschaftlichen Publikation soll standardisiert dokumentiert werden. Eine offene Bereitstellung von Kosten und Verlagsvereinbarungen verbessert die Kostentransparenz innerhalb einer Institution und erlaubt interinstitutionelle Vergleiche. So können Wissenschaft sowie Publizierende die notwendige Kostenkontrolle (zurück-)gewinnen, Verlagsbedingungen hinterfragen, informiert Meinungen bilden, Einfluss nehmen und Verantwortung tragen.

openCost will dazu beitragen, die OA-Transformation auch finanziell nachhaltig und fair zu gestalten, was letztlich nur durch Transparenz zu erreichen ist. Der Vortrag präsentiert Neuigkeiten, aktuelle Entwicklungen und Zukunftsperspektiven. Nach der Finalisierung des Schemas für artikelbasierte Gebühren, das zudem technische Optimierungen erfahren hat, ging auch das Schema für vertragsbasierte Kosten in die Community-Abstimmung. Das eingearbeitete Feedback wird hier vorgestellt. Fortan gilt es, das Alphabet der Publikationskosten abzubilden: Denn diese sind nicht nur oftmals intransparent, sondern auch vielfältig. Sie reichen von „Article“, „Book“, „Chapter“, oder „Data Processing Charges“ und über „Electronic Publishing Contracts“ hinaus. Schließlich werden das Anschlusspotential openCosts sowie die daraus resultierenden Arbeitserleichterungen für wissenschaftliche Einrichtungen thematisiert. Neben einer potenziellen Integration in das DataCite-Schema, sind z. B. die Datenaggregation durch OpenAPC sowie eine Angleichung an openCost-Standards des DFG-Monitorings „OA Publikationskosten“ zu nennen.

Die Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB) bietet einen schnellen, strukturierten und einheitlichen Zugang zu wissenschaftlichen Volltextzeitschriften. Sie ist mit vielen digitalen Diensten anderer Bibliotheken und Informationseinrichtungen vernetzt. Im Rahmen des DFG-geförderten Projekts openCost wird die EZB erweitert, um Forschenden und Autor*innen zukünftig Informationen zu Open-Access-Publikationskosten sowie deren spezifischen Förderungsbedingungen und Bezuschussung in der eigenen Einrichtung zu geben. Damit können Autor*innen zukünftig über die EZB Details zu Förderungsbedingungen erhalten und eine Einschätzung der zu erwartenden Publikationskosten vornehmen.

Zudem können die Mitarbeitenden von Bibliotheken und Forschungseinrichtungen profitieren, indem sie Informationen zu Publikationskostenförderung, Mitgliedschaften oder Beteiligungen an Transformationsverträgen, wie den DEAL-Verträgen, über die EZB bereitstellen bzw. abfragen können. Die EZB wird diese Informationen zur Nachnutzung über Datenexporte und neue Schnittstellen zugänglich machen.

Zur Realisierung dieser Neuerungen werden die EZB-Benutzeroberfläche sowie Teile der EZB-Administration erweitert. Es erfolgt zudem eine Verknüpfung mit dem Kostenaggregierungsdienst OpenAPC. Teilnehmende Einrichtungen können über die EZB-Administration Informationen zur Übernahme von Publikationskosten pflegen und die geltenden Förderungsbedingungen, Kosteninformationen und Mitgliedschaften für verschiedene Zeitschriften zur Anzeige freigeben. Sowohl allgemein geltende als auch institutionsspezifische Informationen zum Publizieren werden dann auf der EZB-Zeitschriftendetailseite nutzerfreundlich angezeigt sowie über Schnittstellen bereitgestellt. Zur Überarbeitung der Zeitschriftendetailseite fand ein Workshop mit über 100 Teilnehmenden statt, in dem Anregungen und Feedback aus der Community eingeholt und in die Überarbeitung der neuen EZB-Zeitschriftendetailseiten integriert wurden.

Das Hands-on Lab bietet praxisnahe Einblicke und einen offenen Austausch für Publikationskostenverwalter*innen. Der Fokus liegt auf der effektiven Abwicklung von Publikationsgebühren in wissenschaftlichen Einrichtungen als Beitrag zur nachhaltigen Etablierung eines Informationsbudgets.

Wir laden dazu ein, einander bei der Demonstration individueller Workflows über die Schulter zu schauen und dabei kollektiven Herausforderungen zu begegnen. Denn allen gemein ist das übergeordnete Ziel, Strukturen zu optimieren bzw. Strukturanpassungen zu unternehmen, um in Befürwortung der OA-Transformation zentrales Kostenmonitoring zu ermöglichen und der konzeptuellen Umsetzung eines Informationsbudgets Schritt für Schritt näherzukommen. Das Ziel der Kostentransparenz kommt dabei nicht von ungefähr: Wissenschaftliches Publizieren und die damit verbundenen Kosten sind ein komplexes Unterfangen. Im Dschungel von Kostenmodellen, Verlagsvereinbarungen und Begrifflichkeiten legen wir die Karten auf den Tisch und werden uns gemeinsam konkrete Fallbeispiele anhand von Rechnungen anschauen.

Teilnehmende sind eingeladen, Ideen, Argumente, Alltagsberichte, Beispielrechnungen oder ähnliche Materialien einzubringen. Beim Durchforsten heterogener interner Prozesse werden wir dabei auf homogene Probleme und Fragestellungen stoßen. Themen wie interne Kommunikation, die Abteilung der Kostenverwaltung, Terminologien, Kostensplitting, Währungsumrechnungen, Datenlieferungen an Förderer oder OpenAPC sind dabei nur einige Aspekte, die adressiert werden können, um voneinander zu lernen und Best Practices zu entwickeln. Es sollen die Erfahrungen der mit dem Projekt openCost in Verbindung stehenden Forschungszentren und Universitäten in das Hands-on Lab einfließen. Anhand der Repositorien von DESY und der Universität Regensburg können praxisnahe Übungen stattfinden, Workflows vom Rechnungseingang, über die Dokumentation in einem Kostenmodul bis hin zur Rechnungsbegleichung anhand zentralisierter Prozesse durchgespielt werden.